Ratgeber

Nebenkosten-Nachzahlung: Was tun, wenn der Mieter nicht zahlt?

Stand: Oktober 2026 · Rechenhilfe, keine Rechtsberatung

Kurz gesagt: Eine Nachzahlung wird fällig, sobald dem Mieter eine formell ordnungsgemäße Abrechnung zugegangen ist. Zahlt er nicht, prüfen Sie zuerst Ihre Abrechnung, dann folgen Erinnerung, Mahnung und notfalls ein gerichtlicher Mahnbescheid. Die Forderung verjährt nach drei Jahren, gerechnet ab Ende des Jahres, in dem die Abrechnung beim Mieter ankam.

Schritt 1: Die eigene Abrechnung prüfen

Bevor Sie Druck machen, sollten Sie sicher sein, dass die Forderung steht. Fällig wird die Nachzahlung erst mit Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung. Formell ordnungsgemäß ist sie nach dem Bundesgerichtshof, wenn ein durchschnittlicher Mieter sie gedanklich und rechnerisch nachvollziehen kann (BGH, Urteil vom 28.05.2008, VIII ZR 261/07). Dazu gehören in der Regel:

• die Gesamtkosten je Kostenart,
• der Umlageschlüssel – erläutert, soweit er nicht aus sich heraus verständlich ist,
• der Anteil des Mieters,
• der Abzug der tatsächlich gezahlten Vorauszahlungen.

Außerdem muss sie pünktlich gewesen sein: spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter. Ist die Frist verpasst, können Sie eine Nachzahlung in aller Regel nicht mehr verlangen. → Frist für die Abrechnung · Fristenrechner

Schritt 2: Hat der Mieter Einwände?

Oft zahlen Mieter nicht aus Unwillen, sondern weil sie etwas nicht verstehen. Fragen Sie nach. Mieter dürfen die Belege einsehen, bevor sie zahlen – bieten Sie das aktiv an. → Belegeinsicht

Für Einwände hat der Mieter 12 Monate nach Zugang der Abrechnung Zeit (§ 556 Abs. 3 BGB). Ein berechtigter Einwand kostet Sie wenig, wenn Sie ihn früh korrigieren.

Schritt 3: Zahlungserinnerung und Mahnung

1. Zahlungsfrist in die Abrechnung schreiben, z. B. „zahlbar bis 15.12.2026“. Eine feste gesetzliche Zahlungsfrist gibt es nicht; rund 30 Tage sind eine verbreitete Praxis und hier nur als Orientierung gemeint.
2. Freundliche Erinnerung nach Fristablauf – mit Betrag, Kontoverbindung und neuer Frist.
3. Mahnung: Mit einer Mahnung nach Fälligkeit gerät der Mieter in Verzug (§ 286 BGB). Ab dann können Sie Verzugszinsen verlangen.

Schreiben Sie sachlich und datiert. Heben Sie Kopien und Versandnachweise auf.

Schritt 4: Gerichtliches Mahnverfahren

Reagiert der Mieter nicht, ist der gerichtliche Mahnbescheid der übliche nächste Schritt. Zuständig ist das zentrale Mahngericht für Ihren Wohnsitz (§ 689 Abs. 2 ZPO); den Antrag können Sie online stellen. Das Gericht prüft die Forderung dabei nicht inhaltlich. Widerspricht der Mieter, geht die Sache ins streitige Verfahren – spätestens dann lohnt sich eine Beratung, etwa bei Haus & Grund.

Die Zustellung des Mahnbescheids hemmt außerdem die Verjährung (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB).

Darf ich die Kaution nehmen?

Während das Mietverhältnis läuft: nein, jedenfalls nicht bei einer streitigen Forderung (BGH, Urteil vom 07.05.2014, VIII ZR 234/13). Die Kaution sichert vor allem Ansprüche nach dem Auszug.

Nach dem Mietende dürfen Sie offene Nachzahlungen mit der Kaution verrechnen – nach BGH auch dann, wenn der Mieter sie bestreitet (Urteil vom 24.07.2019, VIII ZR 141/17). → Mietkaution zurückzahlen

Kann ich deswegen kündigen?

Vorsicht. Die fristlose Kündigung wegen Zahlungsverzugs (§ 543 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 BGB) knüpft an die laufende Miete an. Ob eine einmalige Nachzahlung aus der Jahresabrechnung dabei mitzählt, wird von den Gerichten überwiegend verneint; der BGH hat die Frage bisher offengelassen (Beschluss vom 13.08.2024, VIII ZR 255/21). Eine ordentliche Kündigung wegen erheblicher, längerer Zahlungsrückstände kann in Betracht kommen. Lassen Sie sich vor einer Kündigung unbedingt beraten.

Verjährung: drei Jahre ab Jahresende

Nachforderungen verjähren in drei Jahren (§§ 195, 199 BGB). Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Abrechnung beim Mieter zugegangen ist.

Lassen Sie eine Forderung nicht jahrelang liegen. Je länger Sie warten, desto schwerer wird es, Belege und Zugang nachzuweisen.

Für das nächste Jahr vorbeugen

Fiel die Nachzahlung hoch aus, dürfen Sie nach der Abrechnung die monatliche Vorauszahlung auf eine angemessene Höhe anheben (§ 560 Abs. 4 BGB). Das verhindert, dass im nächsten Jahr wieder eine große Summe offen ist. → Vorauszahlung anpassen

Mustertext Zahlungserinnerung

Sehr geehrte/r …,

mit der Nebenkostenabrechnung für 2025 vom 15.11.2026 hatte ich Ihnen eine Nachzahlung von 412,60 € mitgeteilt, fällig bis 15.12.2026. Ein Zahlungseingang ist bisher nicht festzustellen. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 05.01.2027 auf das bekannte Konto. Haben Sie Fragen zur Abrechnung, können Sie die Belege gern nach Absprache einsehen.

Mit freundlichen Grüßen